Les frais engagés par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle sont déductibles de son revenu au titre des frais professionnels. Pour ce faire, l’administration fiscale pratique un abattement forfaitaire de 10 % sur les salaires déclarés. Cet abattement est fixé au minimum à 426 € sans pouvoir excéder 12 157 €. En clair, un salaire annuel de 3 000 € sera repris pour 2 574 € (3 000 € - 426 €) et un salaire annuel de 300 000 € sera imposé sur 287 843 €. Ce mode opératoire offre une grande simplicité puisqu’aucune démarche particulière ne doit être accomplie et aucun justificatif ne doit être fourni.

Toutefois, cette simplicité ne doit pas occulter la possibilité d’opter pour les frais réels. En toute logique, si les frais réellement engagés par le salarié se trouvent être supérieurs au forfait des 10 %, il convient alors d’opter pour les frais réels. Il est à noter que, pour être déductibles, les dépenses doivent avoir un caractère professionnel et être justifiées.

La liste des dépenses éligibles est vaste et comprend notamment : les frais de transport du domicile au lieu de travail, les frais de déplacements professionnels effectués durant les heures de travail, les frais de mission, les frais de déménagement, les frais de double résidence, les frais de nourriture, les frais de formation et de stage, les frais de recherche d’un nouvel emploi, les frais de documentation et de voyage d’étude, les frais relatifs aux locaux professionnels, les frais de matériel, de mobilier et de fournitures, les frais vestimentaires, les frais de réception, de représentation et de gratification, les frais médicaux, les frais de personnel, les frais exposés dans l’exercice d’une activité de représentation du personnel, les frais liés aux vols, les frais de travail de nuit, les frais de procès, les frais spécifiques à certaines professions artistiques, les cotisations professionnelles, les engagements de caution, les intérêts d’emprunt contractés pour l’acquisition de son entreprise…    

Ne pouvant développer l’ensemble de ces points dans cette lettre, nous nous contenterons d’aborder les frais les plus souvent rencontrés. Si vous souhaitez des informations sur les autres frais, nous vous invitons à consulter notre site internet à l’adresse suivante : http://www.magellanconseil.fr/infos-patrimoniales/les-frais-reels.

Les frais de transport du domicile au lieu de travail.

La déduction des frais est accordée lorsque la distance entre le domicile et le lieu de travail n’excède pas 40 Km. Au-delà, le salarié peut néanmoins obtenir la déduction intégrale de ses frais de transport mais il doit justifier de l’éloignement par des circonstances particulières liées à l’emploi ou à des contraintes familiales et sociales. Si cette justification n’est pas apportée, la déduction est uniquement admise sur les 40 premiers kilomètres. En règle générale, un seul aller-retour quotidien est accepté. Toutefois, dans certains cas particuliers (aucune possibilité de se restaurer sur son lieu de travail ou à proximité à un prix inférieur au coût d’un trajet aller-retour, horaires de travail atypiques, problèmes de santé, ...), il est possible de comptabiliser deux allers-retours par jour.

Le salarié qui a le choix entre plusieurs modes de transport (train, bus, voitures, deux roues...) peut opter pour celui qui lui convient le mieux. En cas d’utilisation de son véhicule, le salarié peut, par mesure de simplification, utiliser le barème kilométrique publié par l’administration fiscale qui est fonction de la puissance fiscale du véhicule et du nombre de kilomètres effectués dans l’année. Le conducteur d’une voiture de 7 CV et plus qui effectue 20 000 kilomètres par an pour se rendre sur son lieu de travail pourra ainsi opérer une déduction de 8 020 €.

Les frais de parking, de garage, de péages et d’intérêts d’emprunt liés au financement du véhicule peuvent être ajoutés au montant résultant de l’utilisation du barème kilométrique pour leur montant réel et sans plafonnement à la condition d’être justifiés. A défaut de recourir au barème kilométrique, le salarié peut retenir les frais (carburant, assurance, réparation, entretien, pneus et dépréciation du véhicule) pour leur montant réellement payé à condition de pouvoir les justifier sachant qu’ils ne pourront excéder le montant résultant de l’utilisation du barème kilométrique.

Les frais de repas.

Les frais de nourriture constituant une dépense d’ordre personnel ne devraient pas, en principe, être déductibles au titre des frais professionnels. Toutefois, les salariés dont l’activité professionnelle rend obligatoire la prise des repas hors de chez eux du fait des horaires de travail, ou de l’éloignement, peuvent déduire les repas pris sur place ou à proximité de leur lieu de travail. S’ils peuvent justifier du montant, la déduction porte sur les dépenses réellement supportées moins la valeur des repas pris à domicile, estimée forfaitairement à 4,60 €. Les salariés qui sont dans l’impossibilité de justifier du montant des frais de repas peuvent déduire une valeur forfaitaire de 4,60 € par repas à la condition qu’ils n’aient pas accès à une restauration collective sur leur lieu de travail.

Les frais de déplacements professionnels et les frais de mission.

Les frais de voyages, de mission, de tournée ou de participation à un congrès liés à l’exercice même de l’activité professionnelle sont déductibles. Les salariés qui utilisent leur véhicule personnel à des fins professionnelles peuvent déduire les frais supportés.

Les frais de double résidence.

La déduction des frais de double résidence est nécessairement conditionnée à des contraintes d’ordre professionnel. Tout choix personnel ou non justifié n’ouvrira donc pas droit à déduction. Le simple fait que l’un des conjoints possède un emploi proche du domicile familial permet de justifier des frais de double résidence dès lors que le lieu de travail de l’autre conjoint se situe à un endroit éloigné. Les dépenses de logement (loyers et frais annexes), de nourriture (à la condition que le contribuable apporte la preuve qu’il soit contraint de prendre ses repas au restaurant), et de transport pour rejoindre le domicile familial, dans la limite d’un aller-retour par semaine, sont admises par l’administration fiscale. Il est à noter que les intérêts d’emprunt supportés pour l’acquisition de la seconde résidence sont également déductibles.

Les frais de formation et de stage.

Les salariés en activité et les demandeurs d’emploi peuvent déduire les dépenses supportées en vue d'acquérir un diplôme ou une qualification leur permettant soit d'améliorer leur situation au sein de la profession qu'ils exercent, soit d'obtenir un nouvel emploi dans un autre domaine professionnel. Outre les frais directs de formation, la déduction porte également sur les frais annexes tels que les frais de transport et de résidence liés à la formation ou au stage. Les éventuels intérêts d’emprunts contractés en vue de financer la formation sont également déductibles.

Les frais de recherche d’un nouvel emploi.

Les demandeurs d’emploi ainsi que les salariés désireux de changer d’emploi peuvent déduire les frais de déplacement pour se rendre aux entretiens, les frais de confection de CV, les frais de communications téléphoniques et les dépenses engagées pour suivre des stages de formation professionnelle. Les dépenses engagées pour l’acquisition d’un ordinateur et celles relatives à l’abonnement internet sont déductibles si elles ont un lien directe avec la recherche d’un emploi. S’agissant de biens et services dont l’usage est mixte, c'est-à-dire à la fois professionnel et personnel, la déduction ne peut porter que sur la part utilisée à titre professionnel.

Les frais relatifs aux locaux professionnels.

A la condition que leur employeur ne mette aucune pièce à leur disposition, les salariés peuvent inclure dans leurs dépenses professionnelles les charges se rapportant aux locaux qu’ils utilisent pour les besoins de leur activité professionnelle. Sont ainsi concernés : les loyers augmentés des sommes remboursées au bailleur, les intérêts d’emprunt, les dépenses d’entretien, de réparation et d’amélioration, les charges de copropriété, les frais de nettoyage, de gardiennage, de ramonage, d’éclairage, de chauffage, de prime d’assurance, les dépenses d’agencements liées à l’exercice de la profession ainsi que les impôts locaux.

Dans le cas où le contribuable utilise une partie de sa résidence principale pour exercer son activité professionnelle, les dépenses déductibles seront limitées à la quote-part nécessaire à l’exercice de sa profession. Dans tous les cas, les dépenses d’acquisition ou de reconstruction d’une partie de l’habitation principale ne sont pas déductibles.

Les frais de matériel, de mobilier et de fournitures.

Les frais de fournitures et d’imprimés, les frais de communication (téléphone, télécopie ...), les dépenses de mobilier, de matériel informatique et de logiciels sont admis en déduction. Bien évidemment, en cas d’utilisation mixte (usage professionnel et personnel), seule la dépense correspondante à la partie professionnelle est déductible.

Le contribuable a pour obligation de tenir compte de la dépréciation effective du bien dans le temps. Autrement dit, dès lors que la durée d’utilisation est supérieure à 1 an, la déduction est limitée à une annuité d’amortissement calculée selon le mode linéaire. Toutefois, les biens dont la valeur unitaire est inférieure à 500 € hors taxes dérogent à cette règle et peuvent donc être déduits l’année de leur acquisition.

Comme vous pouvez le constater, les règles fiscales sont complexes, néanmoins, leur maîtrise est indispensable pour opérer les bons choix. Vous disposez désormais de tous les éléments pour calculer vos frais réels et les imputer s’ils excèdent l’abattement de 10 % pratiqué par l’administration fiscale. N’hésitez pas à nous solliciter en cas de doutes.